Software de gestión documental
- Son programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos.
- Rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel
- Comúnmente proporcionan medios de almacenamiento, seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación.
- Se pueden clasificar en función de su complejidad
A
continuación se van a explicar tres tipos de software distintos: ERP, CRM y
ASTOR.
1.- ERP
Se
caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de
diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,
contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, etc.
Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office
(trastienda) ya que indican que el cliente y el público
general no están directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con
el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación
administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema
que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios
electrónicos tales como comercio electrónico, administración electrónica,
telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas.
Los objetivos
principales de los sistemas ERP son:
- Optimización de los procesos empresariales.
- Acceso a la información.
- Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
- Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
La característica
que distingue a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de
ser modulares y configurables:
- Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, etc.
- Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.
Ventajas y desventajas de ERP
Ventajas
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Desventajas
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Se puede personalizar
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Relacionadas a la
inversión inadecuada para la educación continua del personal relevante.
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Optimiza el negocio
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La instalación del sistema ERP es
muy costosa.
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Diseño de ingeniería para mejorar el
producto, seguir al cliente desde la aceptación hasta la satisfacción
completa, cubrir la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc.
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Los sistemas pueden tener excesiva
ingeniería respecto a las necesidades reales del consumidor.
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Incluye la seguridad de las computadoras,
para proteger a la organización en contra de crímenes externos, tal como el
espionaje industrial y crimen interno, como la malversación.
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Hay problemas frecuentes de compatibilidad
con algunos de los sistemas legales de los socios.
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Hay conceptos de mercadotecnia y ventas (los que incluyen CRM)
que incluye control
de calidad, para asegurarse de que no hay problemas no arreglados.
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Los vendedores del ERP pueden cargar
sumas de dinero para la renovación de sus licencias anuales, que no está
relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o sus ganancias.
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La resistencia en compartir la
información interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del
software.
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Una vez que el sistema esté establecido, los
costos de los cambios son muy altos
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Los sistemas pueden sufrir problemas de
"cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o
en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
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Los ERP son vistos como sistemas muy
rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo específico de los trabajadores y
el proceso de negocios de algunas compañías
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Los sistemas pueden ser difíciles de
usarse.
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2.- CRM
El CRM es un Software para la administración de la relación con los
clientes. Se refiera a sistemas informáticos de apoyo a la
gestión de las relaciones con los clientes, a la venta y al marketing. Con este
significado CRM consiste en un sistema que administra un data
warehouse (almacén de datos) con la información de la
gestión de ventas y de los clientes de la empresa.
Objetivo de
las empresas que usan CRM
Empresas que utilizan este tipo de
gerencias, son aquellas que centran su estrategia de negocio en el cliente.
Mediante el software CRM lo que se logra es conocer más a fondo las necesidades
y preferencias de los clientes, y de esta forma poder ofrecerles un producto
con mayor valor agregado dependiendo de cada usuario. También es muy importante
a la hora de un servicio efectivo de post-venta, conociendo la satisfacción
personal de cada cliente, y como esto afecta la imagen de la empresa.
Tecnología
La tecnología utilizada en el software CRM es sorprendente y
variada. Existen aplicaciones basadas en muchas plataformas diferentes, y de
infinidad de compañías diferentes. Las hay basadas en tecnología de Windows y
otras basadas en Linux (sistema operativo de código abierto, muy popular hoy
en día entre las organizaciones)
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Uno de los avances más significativos en cuanto a tecnología CRM fue la integración
con internet de forma total. No solamente se pueden enviar mails a todos los
clientes, recibir comentarios de ellos, u otras funciones clásicas, sino que
hoy en día existen sistemas totalmente online, a los que se pueden acceder
desde cualquier computadora del mundo (siempre protegidos por estrictas medidas
de seguridad, una base de datos CRM lo es todo para una organización). De esta
manera, una empresa con sedes en diferentes lugares puede cargar y analizar información
en tiempo real desde cualquier punto del planeta, ya sea en diferentes estados,
países, e incluso continentes.3.- Astor
Esta arquitectura permite conjugar en un mismo producto características tan disímiles como robustez, escalabilidad, flexibilidad, seguridad y fácil integración con aplicaciones de terceros.
Dentro de sus características técnicas, Astor utiliza para su gestión de datos, Microsoft SQL Server, en sus versiones 2005 y 2008. Los componentes y servicios corren en sistemas operativos Microsoft Windows y su interfaz con el cliente puede ser accedida en forma local o remota vía internet y dispositivos móviles.
Características
generales
Característica
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Descripción
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Fácil
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La interfaz amigable del sistema y el orden lógico
en el que se encuentran los menú favorecen el uso intuitivo del software.
Para su instalación Astor cuenta con un asistente que lo guiará paso a
paso evitando cualquier inconveniente en esta etapa
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Inteligente
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Astor, además
de administrar eficientemente la empresa, le permite incorporar inteligencia para
reorientar la empresa en forma dinámica, respondiendo rápidamente a la
continua transformación de las condiciones del mercado.
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Seguro y confiable
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El administrador de operadores Astor Evolución 9 permite
definir una cantidad ilimitada de usuarios, con acceso diferencial a los
procesos de información, asignando diferente roles por cada empresa.
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Abierto
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Puede interactuar fácilmente con otras
aplicaciones. De este modo, terceras partes pueden hacer distintos
desarrollos para Astor potenciando
y aumentando enormemente su funcionalidad.
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Respaldo de Axoft
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Con el respaldo de Axoft Chile S.A., líder en el
mercado de software de gestión, Astor es el
resultado de la experiencia de más de 20 años que lo han hecho merecedor de
varios premios
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